徐汇股份制公司在进行董事会成员变更时，需要向相关部门提交一份董事会成员变更通知单。这份通知单是公司内部治理结构中的重要文件，用于正式宣布董事会成员的变动情况。在准备这份通知单之前，首先需要了解其基本概念，包括通知单的作用、格式要求以及提交流程等。<

二、收集变更信息

在准备董事会成员变更通知单之前，需要收集以下信息：

1. 变更的董事会成员姓名、职务、变更前后的信息。

2. 变更的原因，如辞职、退休、选举等。

3. 变更后的董事会成员名单。

4. 变更日期，即董事会成员变更生效的日期。

三、准备公司章程相关条款

董事会成员的变更需要符合公司章程的相关规定。在准备通知单前，需要仔细查阅公司章程，了解董事会成员变更的具体条款，包括变更程序、审批权限等。

四、起草变更通知单

根据收集到的信息和公司章程的规定，起草董事会成员变更通知单。通知单应包括以下内容：

1. 公司名称、公司地址。

2. 通知单标题，如关于董事会成员变更的通知。

3. 变更的董事会成员信息。

4. 变更原因及依据。

5. 变更后的董事会成员名单。

6. 通知单生效日期。

7. 通知单签署人及签署日期。

五、审核通知单内容

在起草完成后，需要对通知单内容进行审核，确保信息的准确性和完整性。审核内容包括：

1. 信息是否准确无误。

2. 格式是否符合要求。

3. 内容是否完整。

4. 是否符合公司章程规定。

六、盖章及签署

审核无误后，通知单需要加盖公司公章，并由相关负责人签署。盖章和签署是通知单生效的必要条件。

七、提交相关部门

将已盖章及签署的董事会成员变更通知单提交给公司内部相关部门，如人力资源部、财务部等，以便进行后续的变更手续。

八、公告及通知

在提交相关部门后，公司需要将董事会成员变更情况在公司内部进行公告，并通知相关利益相关者，如股东、债权人等。

九、备案及存档

董事会成员变更通知单及相关文件需要备案存档，以备日后查阅。备案时需注意文件的完整性和保密性。

十、办理工商变更登记

根据我国《公司法》规定，公司董事会成员变更需在工商行政管理部门进行变更登记。在提交董事会成员变更通知单后，公司需按照要求办理工商变更登记手续。

十一、税务变更登记

董事会成员变更可能涉及税务问题，如个人所得税、企业所得税等。公司需在变更后及时办理税务变更登记。

十二、通知银行及金融机构

董事会成员变更可能影响公司财务决策，因此需通知银行及金融机构，以便及时调整相关业务。

十三、通知供应商及客户

董事会成员变更可能影响公司业务运营，因此需通知供应商及客户，以便他们了解公司最新情况。

十四、通知员工

董事会成员变更可能影响公司内部管理，因此需通知员工，以便他们了解公司最新情况。

十五、通知监管部门

根据相关规定，公司需将董事会成员变更情况通知相关监管部门。

十六、办理股权变更登记

如果董事会成员变更涉及股权变动，公司需办理股权变更登记。

十七、办理法定代表人变更登记

如果董事会成员变更导致法定代表人变动，公司需办理法定代表人变更登记。

十八、办理法定代表人授权委托书

如果董事会成员变更导致法定代表人变动，需办理法定代表人授权委托书。

十九、办理董事会决议

董事会成员变更需经过董事会决议，决议内容包括变更原因、变更后的董事会成员名单等。

二十、办理股东会决议

如果董事会成员变更涉及公司章程的修改，需经过股东会决议。

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