在青浦区，董事会成员因故无法亲自出席董事会会议时，可以选择代理出席。必须确保代理出席的合法性。根据《公司法》和《董事会会议规则》，董事会成员可以书面委托其他董事或公司高级管理人员代为出席。在代理出席前，需确认代理人具备相应的资格和权限。<

二、签署书面委托书

为确保代理出席的有效性，董事会成员需签署书面委托书。委托书应载明代理人姓名、职务、授权范围、委托事项、委托期限等内容。委托书需由董事会成员亲自签字或盖章，并经公司法定代表人或授权签字人确认。

三、提前通知公司秘书处

董事会成员在委托代理人后，应提前通知公司秘书处。秘书处负责将委托书及相关信息录入公司档案，并通知其他董事和监事。提前通知有助于确保会议的顺利进行。

四、代理人资格要求

代理人需具备以下资格：一是熟悉公司业务和董事会工作；二是具备良好的职业道德和业务能力；三是能够独立行使表决权。代理人不得与公司存在利益冲突。

五、代理出席的表决权行使

代理人有权在授权范围内行使表决权。在表决时，代理人应遵循委托人的意愿，不得擅自改变表决结果。如遇特殊情况，代理人需及时与委托人沟通，取得委托人的同意。

六、代理出席的记录

代理出席的会议应做好记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、表决结果等。记录应由代理人签字确认，并归档保存。

七、代理出席的保密义务

代理人应遵守公司保密制度，对会议内容、公司商业秘密等负有保密义务。未经授权，不得泄露会议内容或公司商业秘密。

八、代理出席的纪律要求

代理人应遵守会议纪律，不得迟到、早退，不得擅自离开会场。在会议期间，应保持手机静音，不得接打电话。

九、代理出席的会议通知

代理人收到会议通知后，应按时出席。如因特殊情况无法出席，应及时通知公司秘书处，并安排其他人员代为出席。

十、代理出席的会议费用

代理人出席董事会会议产生的交通、住宿等费用，由公司承担。代理人应向公司报销相关费用，并遵守公司财务制度。

十一、代理出席的会议记录审核

会议记录完成后，代理人应认真审核，确保记录准确无误。如有异议，应及时提出。

十二、代理出席的会议决议执行

代理人应按照会议决议执行公司决策，并及时向委托人汇报执行情况。

十三、代理出席的会议反馈

代理人应向委托人反馈会议情况，包括会议内容、表决结果、执行情况等。

十四、代理出席的会议总结

会议结束后，代理人应总结会议经验，提出改进建议，以提高董事会工作效率。

十五、代理出席的法律法规遵守

代理人应严格遵守国家法律法规，不得利用代理出席的机会谋取私利。

十六、代理出席的诚信原则

代理人应遵循诚信原则，忠实履行职责，维护公司利益。

十七、代理出席的沟通协调

代理人应与委托人保持良好沟通，及时了解委托人的意见和需求，确保代理出席的顺利进行。

十八、代理出席的风险防范

代理人应充分了解代理出席的风险，并采取措施防范风险。

十九、代理出席的持续关注

代理人应持续关注公司业务和董事会工作，不断提高自身能力。

二十、代理出席的培训与提升

代理人应积极参加公司组织的培训，提升自身业务能力和管理水平。

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